Cómo prepararte para revisiones de Certificación IVA e IEPS
Las revisiones a las certificaciones IVA e IEPS están adquiriendo mayor relevancia para las empresas IMMEX que buscan conservar sus beneficios y mantener su competitividad.
Las autoridades fiscales han intensificado sus auditorías y están prestando especial atención al cumplimiento de los requisitos relacionados con este esquema de certificación, con la intención de aumentar la recaudación por medio del cobro de posibles créditos fiscales.
En este contexto, es fundamental que las compañías lleven a cabo diversas acciones como realizar auditorías preventivas y se aseguren de que toda su documentación esté en regla para proteger su operación. En este blog abordaremos diferentes recomendaciones que las empresas pueden integrar para estar preparadas.
¿Qué busca la autoridad?
Durante el webinar “Experiencias en auditorías y causales de cancelación de la Certificación IVA e IEPS” la gerente senior de Comercio Exterior y Aduanas en Grant Thornton, Carla Navarro, señaló que las autoridades se enfocan en la revisión detallada de diversos aspectos críticos para asegurar que las empresas estén cumpliendo con sus obligaciones fiscales y aduaneras.
Entre los puntos más revisados destacan:
Control de inventarios: las empresas deben garantizar que cuentan con un sistema robusto para la gestión de sus inventarios, especialmente en lo relacionado con las mercancías importadas temporalmente. Cualquier inconsistencia en los informes de descargo podría derivar en un requerimiento.
Actualización de la información: los cambios en la estructura de socios, accionistas y representantes legales deben ser notificados puntualmente. No cumplir con esta obligación puede resultar en la suspensión o cancelación de la certificación.
Infraestructura del proceso productivo: en las visitas de inspección, la autoridad también verifica que las instalaciones y la capacidad de producción estén alineadas con lo declarado en la certificación. Navarro subrayó que incluso cambios en el domicilio fiscal o de operación deben ser notificados correctamente para evitar problemas durante una inspección.
Actualización de movimientos: un aspecto central en las revisiones es que las empresas estén al día con obligaciones como la correcta declaración de los movimientos fiscales, así como la notificación de cualquier modificación significativa en la operación de la empresa.
Recomendaciones clave para las empresas
La especialista señaló que es fundamental que las empresas se preparen con suficiente antelación.
Algunas de las recomendaciones principales son:
Implementación de auditorías preventivas: las empresas deben realizar auditorías internas regulares para detectar posibles áreas de riesgo antes de que se conviertan en un problema ante la autoridad. Esto es particularmente importante en lo que respecta al cumplimiento de los requisitos documentales y la actualización de información ante el SAT y otras dependencias.
Capacitación continua del personal: es esencial que el personal clave de la empresa, desde seguridad hasta recepción, esté capacitado para atender correctamente a las autoridades durante una inspección. Las empresas deben asegurar que sus colaboradores sepan qué documentos presentar y cómo manejar las visitas.
Monitoreo mensual de las obligaciones fiscales: Navarro recomendó que las empresas establezcan un sistema de monitoreo mensual para verificar que todas las obligaciones fiscales estén siendo cumplidas de manera adecuada. Esto incluye la revisión de la opinión de cumplimiento fiscal tanto de la empresa como de sus socios y accionistas.
Gestión adecuada de la documentación: tener al día todos los documentos necesarios, como contratos de arrendamiento vigentes y correctamente notificados, es vital para evitar cualquier tipo de sanción o requerimiento por parte de la autoridad. Además, la empresa debe asegurarse de que la información cargada en plataformas como el portal del SAT sea clara y precisa, ya que errores de formato o legibilidad pueden generar problemas.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones puede resultar en la suspensión o incluso la cancelación de la certificación, lo que tendría graves implicaciones para las empresas.
Navarro advirtió que, en caso de suspensión, la empresa tendría que empezar a pagar el IVA que antes estaba “exento”, lo que impactaría fuertemente en su flujo de efectivo.
Asimismo, si no se corrigen los problemas en un plazo determinado, la cancelación definitiva de la certificación implicaría una penalización de hasta dos años sin posibilidad de solicitar una nueva.
Preparación ante las revisiones
Ante estas posibles consecuencias, la experta insistió en la importancia de que las empresas realicen simulacros y ejercicios continuos de auditoría interna para estar completamente preparadas.
Las empresas deben contar con expedientes digitales que incluyan toda la documentación requerida para una renovación o inspección, y tener mecanismos de seguimiento y actualización constantes.
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Tecnología, aliado importante en el cumplimiento
Actualmente, la autoridad emplea tecnología avanzada para vigilar la información de las empresas y detectar discrepancias o incumplimiento de obligaciones. Por ello, es importante que las organizaciones también se actualicen para estar en regla con sus procesos fiscales y aduaneros con el fin de ahorrar tiempo y ser más eficientes.
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