Expediente electrónico: ¿cómo integrarlo con el nuevo estándar de “materialidad” en comercio exterior?
Tener un expediente electrónico que respalde tus operaciones de comercio exterior no es solo una buena práctica, sino una responsabilidad legal establecida en el artículo 59, fracción V de la Ley Aduanera (LA).
En 2026, esa obligación evoluciona con un enfoque mucho más exigente. Ya no basta con “tener el pedimento y sus anexos”, ahora el expediente debe demostrar, con documentación y registros, que las operaciones reportadas sí ocurrieron y que las mercancías efectivamente se destinaron al régimen declarado.
¿Qué cambió en 2026?
Con la reforma a la LA, vigente desde el 1 de enero, se establece que adicionalmente el expediente electrónico debe contener información y documentación que acredite los recursos empleados para efectuar la operación de comercio exterior.
En el propio texto legal se listan ejemplos (enunciativos, no limitativos) como: CFDI, facturas o documentos equivalentes, transferencias/pagos o cartas de crédito, gastos de transporte/seguros/servicios conexos, contratos vinculados a la transacción y documentación que sustente conceptos que se suman al valor de transacción, entre otros.
Adicionalmente, el inciso h) del apartado legal señala que, vía reglas, se exijan otros documentos o registros que demuestren la efectiva realización de la operación.
En ese tenor, las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE) para 2026 incorporaron la regla 3.1.42, misma que enlista los documentos y registros que acreditan que la operación fue llevada a cabo.
De forma práctica, el expediente debe construir una trazabilidad que cubra, entre otros, estos rubros:
Soporte contractual y comercial: contratos/convenios/anexos u órdenes de compra, y los pagos/contraprestaciones asociados, junto con CFDI o equivalentes.
Infraestructura donde ocurrió la operación: acreditación del legal uso o goce de los inmuebles donde se almacenan mercancías o se realizan procesos productivos (y pagos/CFDI asociados).
Capacidad operativa: acreditación del legal uso o goce de maquinaria y equipo (incluso mediante pedimentos propios, títulos, CFDI, etc.) y pagos/CFDI asociados.
Servicios especializados: contratos y CFDI/pagos de servicios vinculados con manejo, maniobra, almacenaje, custodia, transporte o proceso productivo.
Ejecución humana: listado de trabajadores que participaron y CFDI de nómina que amparen la fecha de la operación.
Identificación técnica: fichas técnicas, catálogos, etiquetas, fotos, análisis de laboratorio, marcas, modelos y números de identificación.
IMMEX y control de inventarios: evidencia de actualizaciones al programa IMMEX cuando aplique, documentación del método de control de inventarios y soportes contables.
Manifestaciones bajo protesta: declaraciones relacionadas con uso/destino de mercancías y verificaciones vinculadas a listados del SAT en ciertos supuestos.
En otras palabras: el expediente electrónico tiene que ser capaz de resistir una revisión en la que la autoridad no solo “lea documentos”, sino que valide capacidad, ejecución, pagos, instalaciones, personal, logística y trazabilidad.
Comprobación de operaciones virtuales
Otro cambio importante relacionado con el expediente electrónico es el resguardo de documentación de transferencias entre empresas IMMEX, conocidas como operaciones virtuales, señaladas en la regla 4.3.22 de las RGCE 2026 y artículo 112 de la LA.
El último párrafo del artículo 112 establece que quienes intervengan en la operación deben solicitar, proporcionar y conservar la información y documentación desde que la mercancía se destinó a importación temporal hasta su transferencia, incluyendo la evidencia del proceso productivo al que se sometió, conforme a las RGCE.
En ese tenor, la regla 4.3.22 indica expresamente que el expediente electrónico debe incluir la información/documentación señalada en la 3.1.42 para acreditar el proceso productivo desde la importación temporal y la correspondiente a todas sus transferencias.
Además, contempla un escenario clave: si la empresa que transfiere no llevó a cabo el proceso productivo, debe proporcionar a la receptora de la mercancía la información y documentación que acredite que un tercero lo realizó.
Esto cambia la práctica operativa: en 2026, una transferencia “bien documentada” no es solo CFDI y pedimentos; es una historia completa y demostrable de qué pasó con la mercancía, quién la transformó (si aplica) y cómo se movió a lo largo de la cadena de suministro.
Otros documentos a incluir en el expediente
Además de los archivos probatorios ya mencionados, es importante integrar pedimentos, CFDI en exportaciones, COVEs en importaciones, manifestación de valor, e-documents relacionados y acuses.
Eso sigue siendo necesario, pero en 2026 deja de ser suficiente para cumplir con el nuevo criterio de “efectiva realización”.
Una forma práctica de aterrizarlo es pensar en el expediente como tres capas:
Capa aduanera: pedimento/documento aduanero, anexos transmitidos, e-documents y acuses.
Capa fiscal-comercial: CFDI, facturas/documentos equivalentes, pagos/transferencias, contratos y soporte del valor de transacción (y sus incrementables, cuando aplique).
Capa probatoria (materialidad): evidencia de instalaciones, maquinaria, servicios, personal, logística, identificación técnica, control de inventarios y, si aplica, proceso productivo y trazabilidad de transferencias.
Riesgos y recomendaciones para integrarlo correctamente
La Ley Aduanera contempla infracción cuando no se transmite o presenta ante la autoridad la información que ampare las mercancías, y menciona un rango de multa.
Además de lo monetario, el riesgo operativo real suele estar en la capacidad de sostener el cumplimiento frente a facultades de comprobación: si se comprueba la materialidad, la discusión deja de ser “faltó un archivo” y se convierte en “¿se acredita o no la operación?”.
Para armar un expediente electrónico te recomendamos los siguientes puntos:
Definir un estándar único de expediente por tipo de operación (importación, exportación, transferencia, cambios de régimen).
Mapear, por flujo, qué evidencia genera cada área (compras, cuentas por pagar, almacén, logística, producción, nómina, comercio exterior) y cómo se “ensambla” en el expediente.
Asegurar que, cuando haya transferencias, se gestione desde el inicio la obligación de solicitar/proporcionar/conservar y, en su caso, de entregar al receptor la evidencia del proceso productivo realizado por un tercero.
Un expediente electrónico bien integrado sigue aportando agilidad, seguridad, transparencia y eficiencia. En la práctica, el riesgo más común no es la ausencia de un archivo, sino las inconsistencias entre lo declarado y lo que respalda la operación.
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Fuentes: Ley Aduanera y RGCE 2026.
