¿Cómo debe integrarse el expediente electrónico de comercio exterior?
Contar con un Expediente Electrónico que ampare tus operaciones de comercio exterior es una obligación normativa en vigor, por lo que se deben resguardar los documentos digitales y digitalizados que comprueben que éstas se llevaron a cabo para conservarse como parte de la contabilidad de la empresa por un plazo de 5 años, como lo indica el Código Fiscal de la Federación.
Además de reducir tiempos y costos, el objetivo de este esquema digital es la implementación de análisis de riesgo más certeros por parte de la autoridad fiscal para lograr mayor asertividad en ejercicios de revisión y facultades de comprobación. Esto se traduce en más posibilidades de recaudación.
Debido a esto, es importante que todas las empresas que realizan operaciones de comercio exterior cuenten con su expediente siempre actualizado, cumpliendo específicamente con lo mencionado en la Ley Aduanera: artículo 59, fracción V y artículo 162, fracción VII.
Cabe mencionar que esta Ley también estipula que los agentes aduanales deben entregarte, sin costo adicional, la información útil para el expediente que ellos tienen la facultad de generar, como el pedimento o documento aduanero que se haya transmitido a la autoridad por medio del Sistema Electrónico Aduanero, sus anexos y acuses.
¿Qué documentos debes incluir en tu expediente electrónico?
Si bien, cada operación de comercio exterior (exportación o importación) puede tener obligaciones adicionales distintas, existen documentos generales obligatorios para la generación del expediente.
El Artículo 59 de la Ley Aduanera, explica en su fracción V que “quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional deberán formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos, avisos consolidados o documentos aduanero de que se trate”. Es decir, cada operación que realicen deberá complementarse con sus anexos y acuses electrónicos.
Por su parte, la fracción VII del artículo 162 de la misma Ley dicta que los agentes aduanales deben “formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos o documentos aduaneros que correspondan, con la información transmitida y presentada en mensaje o documentos electrónico o digital como parte de sus anexos”. También deben integrar la manifestación de valor proporcionada por el cliente, es decir, la empresa.
Cabe recordar que, como se mencionó previamente en este blog, el agente aduanal tiene la responsabilidad de entregar a su cliente la información con la que cuenta para integrar el expediente.
Puede concluirse que los documentos básicos que deben integrar el expediente electrónico son:
Pedimento.
CFDI en exportaciones.
COVEs en importaciones.
Manifestación de valor.
Coves
E-documents relacionados.
Acuses de los documentos en los que aplique.
No obstante, la recomendación es que la empresa haga un análisis de todos los elementos que pueden comprobar sus operaciones para adicionar al expediente cualquier otro que no esté en la lista anterior pero que sume al objetivo de esta obligación.
Si no se cumple, hay sanciones
La misma Ley Aduanera, en su artículo 184 fracción I, menciona que se comete una infracción cuando no se transmite o presenta ante las autoridades aduaneras la información que ampare las mercancías; como se refiere en los artículos 36 y 36-A y “demás disposiciones jurídicas aplicables”. La multa por lo anterior está entre los $4,260 y $6,390 pesos.
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