Expediente Electrónico: documentación, trazabilidad y cumplimiento
Integrar el Expediente Electrónico que respalde las operaciones de comercio exterior es una obligación que no solo involucra la información aduanera, sino también fiscal y administrativa relacionada con cada importación y exportación.
Durante el webinar "Expediente Electrónico de Comercio Exterior", el Ing. Irán Uribe, gerente de comercio exterior en Grant Thornton Tijuana, y la Ing. Lorena Beltrán, directora de I-Xport, abordaron los principales aspectos que deben considerar las empresas para integrar, conservar y consultar esta información.
¿Cuál es la función del Expediente Electrónico?
De acuerdo con Irán Uribe, el expediente puede entenderse como el conjunto de documentos y elementos que permiten acreditar que una operación de comercio exterior existió documental y operativamente. Es decir, el enfoque no está únicamente en acumular documentos, sino en contar con información que permita demostrar la trazabilidad de lo que ocurrió en cada operación.
La reciente reforma al artículo 59, fracción V, de la Ley Aduanera, vigente desde 2026, amplió los elementos relacionados con esta obligación y estableció una correlación con las Reglas Generales de Comercio Exterior para este año.
Anteriormente, el artículo contemplaba conservar el pedimento en el formato en que se hubiera expedido y sus anexos. Con la reforma, el alcance se amplió y la materialidad de las operaciones adquirió mayor relevancia.También hizo necesario contar con procedimientos que establezcan cómo se obtiene y cómo se resguarda esa información.
Uribe señaló que el artículo 81-A del Reglamento de la Ley Aduanera contempla la conservación de estos datos mediante procedimientos documentados, los cuales deben guardar congruencia con la documentación obtenida y con la forma en que la empresa genera y resguarda sus registros.
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¿Qué documentación debe integrar el expediente?
Son varios los elementos que forman parte del expediente, de acuerdo con el tipo de operación, entre ellos:
Documentación comercial y contractual.
Facturas o documentos equivalentes.
Contratos relacionados con las mercancías.
Pedimentos y sus anexos.
Información sobre el valor de las mercancías.
Transferencias electrónicas.
Gastos de transporte y seguros.
Órdenes de compra y convenios modificatorios.
Documentación que acredite el inmueble donde se realiza el proceso productivo.
Documentación sobre servicios especializados que se involucren directamente con la mercancía.
Documentación sobre la legal estancia y posesión de maquinaria.
Listados de trabajadores relacionados con la operación.
Acuses de actualización ante la Secretaría de Economía.
Fichas técnicas, folletos, trípticos, catálogos, etiquetas y fotografías de las operaciones.
El especialista hizo hincapié en que es importante que cada importador y exportador analice su operación para determinar con qué requisitos puede y debe cumplir.
La tecnología como herramienta para administrar el expediente
Por su parte, Lorena Beltrán presentó Expediente Electrónico, una alternativa tecnológica para facilitar la integración y el seguimiento de esta obligación.
La plataforma funciona en la nube y busca reducir al mínimo el trabajo manual relacionado con la integración documental. Permite consultar el estado de los expedientes, identificar los que están completos o en proceso y revisar elementos faltantes, así como filtrar la información por fechas, tipos de operación, claves de pedimento y responsables.
La herramienta permite establecer qué adjuntos debe integrar cada tipo de operación y asignar responsables, ya sean agentes aduanales, importadores, exportadores, transportistas o áreas internas como contabilidad, almacén, embarques y aduanas.
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Además, si quieres profundizar en los conceptos técnicos, puedes consultar la grabación completa del webinar a continuación.