El Defense File como decisión de alta dirección: de la urgencia a la ventaja

Por: Rafael Rubí, socio de comercio exterior en Grant Thornton México

En las dos entregas anteriores de esta serie recorrimos un camino que muchos directivos ya reconocen como propio. Primero, el diagnóstico incómodo: el checklist como herramienta de cumplimiento ha muerto, y su sustituto estratégico es el Defense File. Después, la advertencia tecnológica: el SAT ya no audita documentos, audita comportamientos de datos en tiempo real, las 24 horas, los 365 días del año.

Hoy llega el momento del cierre. No con otra advertencia, sino con una pregunta diferente y más poderosa: ¿qué pasa cuando una empresa deja de ver el Defense File como un escudo y empieza a verlo como un activo?

Porque esa transición, de la urgencia a la ventaja, es exactamente lo que separa a las organizaciones que sobreviven la fiscalización de las que la convierten en diferenciador competitivo.

I. El costo oculto de no decidir

Antes de hablar de ventaja, conviene nombrar con claridad lo que está en juego para quien posterga esta decisión.

El riesgo más obvio es el crédito fiscal. Pero hay costos menos visibles que golpean igual de fuerte: la suspensión temporal en el Padrón de Importadores o en el Registro en Empresas Certificadas (REC) puede paralizar una línea de producción en cuestión de días. Para una empresa IMMEX con compromisos de entrega ante una armadora o un cliente global, ese paro tiene un precio que ninguna multa refleja en su totalidad.

A eso se suma el costo reputacional. En un ecosistema donde los socios comerciales extranjeros realizan due diligence fiscal cada vez más riguroso sobre sus proveedores mexicanos, un expediente débil o una contingencia activa puede ser razón suficiente para perder un contrato o quedar fuera de una cadena de suministro.

La inacción, en este contexto, no es una postura neutral. Es una apuesta implícita a que la autoridad no llegará. Y esa apuesta, estadísticamente, se pierde.

II. Cuando el cumplimiento genera valor

Ahora la otra cara. Las empresas que han alcanzado lo que en nuestra entrega anterior denominamos el nivel predictivo del Defense File, aquellas que cruzan sus propios datos en tiempo real y gestionan el cumplimiento como un tablero dinámico, no solo están protegidas. Están mejor posicionadas en prácticamente todas las dimensiones del negocio.

Liquidez y flujo de efectivo: la recuperación ágil de saldos a favor de IVA es quizá el beneficio más inmediato y medible. Un expediente sólido, sin inconsistencias entre CFDI, pedimentos y contabilidad electrónica, elimina el principal pretexto que usa la autoridad para diferir o negar devoluciones. Para empresas con operaciones de exportación intensivas, esto puede representar millones de pesos liberados por año.

Valor en procesos de M&A: en cualquier proceso de fusión, adquisición o entrada de capital, el comprador realiza un tax due diligence. Las contingencias fiscales y aduaneras detectadas en esa revisión se traducen directamente en descuentos sobre el precio de la empresa o en condiciones suspensivas del cierre. Una compañía con Defense Files robustos y auditados internamente entra a esa negociación desde una posición de fortaleza, no de exposición.

Certidumbre ante socios extranjeros: en el contexto actual de reconfiguración de cadenas de suministro globales, donde México se beneficia del nearshoring, los corporativos internacionales exigen cada vez más visibilidad fiscal y aduanera a sus filiales y proveedores locales. El Defense File bien estructurado es la respuesta institucional a esa exigencia.

Agilidad operativa: una empresa que no teme una auditoría porque está permanentemente preparada para ella opera con una velocidad y confianza distintas. Las decisiones de inversión, de nuevos contratos y de expansión de regímenes aduaneros se toman sin el freno invisible del riesgo no cuantificado.

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III. Una decisión que solo puede tomar la alta dirección

Aquí es donde el argumento se vuelve crítico: el Defense File no puede ser una iniciativa del departamento de aduanas ni del área contable. Puede nacer ahí, pero no puede vivir ahí.

Para que el modelo funcione, requiere tres compromisos que solo el CEO y el CFO pueden otorgar.

Primero, romper los silos de forma definitiva: la consistencia que exige el algoritmo del SAT, ese espejo perfecto entre pedimentos, Anexo 24/30 y contabilidad electrónica, es imposible si Aduanas, Operaciones, Fiscal y Finanzas operan con sistemas y lenguajes distintos. La integración tecnológica es una decisión de arquitectura organizacional, no operativa.

Segundo, presupuestar el cumplimiento como inversión: el software de gestión de comercio exterior, las auditorías preventivas periódicas y la capacitación continua tienen un costo. Ese costo debe medirse contra el costo de una suspensión de padrón, de cancelación de la CIVA, de una devolución de IVA negada o de una contingencia en un proceso de venta. Presentado así, el retorno es evidente.

Tercero, instalar una cultura de gobernanza del dato: el CFDI que emite la empresa es su declaración pública ante la autoridad. La disciplina con la que se genera, valida y archiva esa información debe ser tratada con el mismo rigor que los estados financieros auditados. Eso es un cambio cultural, y los cambios culturales los lideran los directivos, no los sistemas.

IV. Conclusiones: una nueva forma de competir

Empezamos esta serie hablando del fin del checklist. Lo que realmente estábamos describiendo es el fin de una mentalidad: la del cumplimiento como carga administrativa, como costo necesario y molesto que se gestiona en el mínimo posible.

El entorno fiscal y aduanero de México en 2026 no admite esa mentalidad. El SAT tiene las herramientas, los datos y la voluntad institucional para fiscalizar de forma permanente y quirúrgica. Pero la conclusión más importante de esta trilogía no es sobre la autoridad; es sobre las empresas que ya tomaron la decisión.

Las organizaciones que hoy operan en el nivel predictivo del Defense File no están esperando la notificación. Están recuperando IVA más rápido que sus competidores, cerrando procesos de inversión sin contingencias que negociar, y respondiendo a la exigencia de sus corporativos globales con evidencia, no con promesas. El cumplimiento dejó de ser su mayor vulnerabilidad para convertirse en su argumento más sólido de negocio.

Esa es la transformación que esta serie ha buscado provocar: pasar de la pregunta: ¿estamos protegidos? a la pregunta ¿estamos aprovechando esto?

En la era donde el dato es el nuevo activo, quien gobierna su información no solo se protege del fisco: se protege del olvido, de la contingencia y de la mediocridad operativa. El Defense File no es el fin del camino; es el punto de partida de una empresa que decidió competir en serio.

Rafael Rubí Carrizoza es Socio Encargado de la oficina Tijuana de Salles Sainz-Grant Thornton, con responsabilidad directa sobre las divisiones de Impuestos y Comercio Exterior. Especialista en cumplimiento fiscal, aduanero y financiero, con amplia trayectoria asesorando al sector IMMEX y de exportación en el noroeste de México.